KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pengertian Komunikasi
Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi sering dilakukan yang merupakan kebutuhan yang mendasar bagi setiap manusia. Komunikasi secara verbal (lisan) terjadi pada saat seseorang dengan orang lain saling menyampaikan pesan/berdekatan , tetapi apabila berada dalam jarak yang jauh dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk berkomunikasi. Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris yakni communication. Pada dasarnya, secara etimologis kata komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu communication yang bersumber pada kata communis berarti milik bersama atau membagi merupakan suatu proses yang bertujuan untuk membangun pengertian dan kebersamaan sedangkan secara terminologis, kata komunikasi merujuk pada proses penyampaian suatu pernyataan oleh pihak satu kepada pihak lain. Pengertian Komunikasi merupakan suatu proses ketika seseorang dengan orang lain saling menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain/banyak pihak agar dapat terhubung dengan lingkungan sekitarnya.
Komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai jenis komunikasi yang dilakukan memiliki ruang lingkup lebih besar. Komunikasi terjadi dalam penerimaan dan pengiriman berbagai informasi organisasi dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Selain itu, jenis komunikasi ini banyak dari tiap individunya yang memberikan pendapat yang berbeda, karena informasi yang disampaikan dari masing-maing individu memiiki makna yang berbeda.
Unsur-unsur Komunikasi
1. Sumber, Semua peristiwa komunikasi akan melinatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim ineormasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga.
2. Pesan, Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage, content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24).
3. Media, Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam tindakan.
4. Penerima, Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience ataureceiver.
5. Pengaruh atau efek, Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini biisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27).
Klasifikasi Komunikasi
Dalam konteks komunikasi dapat diklasifikasikan berdasarkan situasi lingkungan tempat proses komunikasi berlangsung, konteks ini sering disebut dengan konteks Situasional lingkungan, konteks tersebut dibatasi oleh faktor komunikator dan komunikan, feedback/umpan balik, kedekatan, media, saluran dan lain-lain. Para pakar komunikasi memiliki pandangan yang berbeda-beda dalam mengklasifikasikan komunikasi, namun secara umum komunikasi dapat diklasifikasikan menurut jumlah audiens atau peserta komunikasi, mulai dari yang paling sedikit hingga proses komunikasi yang melibatkan banyak audiens.
Selanjutnya terdapat tujuh klasifikasi komunikasi sesuai yang dikemukakan oleh west dan turner yaitu :
1. Komunikasi intrapersonal yaitu proses komunikasi yang dilakukan dengan diri sendiri.
2. Komunikasi interpersonal yaitu proses komunikasi yang dilakukan antara individu secara langsung dengan tatap muka (face to face communication).
3. Komunikasi Kelompok Kecil yaitu proses komunikasi yang dilakukan oleh individu dengan kelompok kecil, kelompok kecil ini biasanya berjumlah antara lima sampai tujuh orang.
4. Komunikasi Organisasi, komunikasi ini berkaitan dengan komunikasi interpersonal yang berlangsung dalam suatu organisasi.
5. Komunikasi Publik yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang individu terhadap orang banyak (khalayak) dan pesan dalam komunikasi ini bersifat persuasive dengan selalu memperhatikan analisis khalayak, kredibilitas komunikator dan proses penyampaian pesan yang sifatnya membujuk.
6. Komunikasi Massa yaitu menyapaikan pesan dengan menggunakan media, baik media cetak, elektronik maupun new media (media online).
7. Komunikasi antarbudaya yaitu komunikasi yang dilakukan oleh individu-individu yang memiliki latar belakang budaya yang berbeda-beda.
Perubahan & Pengembangan Komunikasi
Faktor Perubahan Organisasi
Dalam organisasi pada hakekatnya itu terdapat beberapa faktor – faktor yang menyebabkan suatu perubahan dalam organisasi tersebut.Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi itu sangatlah berpengaruh besar terhadap perkembangan atau bahkan penurunan dari organisasi tersebut dikarenakan karena ada sesuatu sistem yang berubah dari organisasi tersebut dari sistem sebelumnya, itulah yang disebut sebagai perubahan dimana cara – cara atau sistem – sistem lama dalam organisasi itu berganti dengan cara – cara atau sistem – sistem baru dalam organisasi. Untuk lebih jelasnya dibawah ini saya akan jelaskan beberapa faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi antara lain :
· Faktor Ekstern ( Faktor Diluar Organisasi )
Faktor ekstern adalah faktor yang terjadi di luar sebuah organisasi tersebut, contohnya itu seperti : faktor Teknologi dan Pemerintahan yang mendukung suatu organisasi tersebut itu dapat berkembang dan beradaptasi dengan lingkungan sekitarnya. Selain itu ada lagi faktor ekstern seperti : Selera pasar yang semakin hari semakin cepat berubah tergantung dari selera konsumen, jadi perubahan tersebut sangat cepat terjadi.
· Faktor Intern ( Faktor Didalam Organisasi )
Faktor Intern adalah faktor yang terjadi di dalam sebuah organisasi tersebut, contohnya itu seperti : faktor anggaran dalam organisasi itu, jadi yang menyebabkan perubahan dalam organisasi tersebut karena faktor anggaran adalah sistem atau kinerja dalam organisasi tersebut, misalnya anggaran yang lama tidak memiliki suatu peningkatan atau hanya disitu – situ saja, tetapi setelah adanya perubahan sistem anggaran yang baru dalam organisasi tersebut, anggaran organisasi tersebut menjadi meningkat dan manajemen keungannya juga bagus, itulah salah satu contoh perubahan intern dalam organisasi.
Proses Perubahan
Dalam suatu proses itu ada beberapa langkah untuk memenuhi tujuan organisasi tersebut yaitu :
· Mengadakan Pengkajian
Maksudnya adalah dalam organisasi tersebut diadakan suatu pengkajian atau proses penindak lanjutan kegiatan-kegiatan atau cara-cara apa saja dalam organisasi tersebut, misalnya diadakan pengkajian setiap sebulan sekali dalam organisasi tersebut agar organisasi tersebut itu update dengan info-info yang dapat menunjang kemajuan dan tujuan dari organisasi tersebut.
· Mengadakan Identifikasi
Maksudnya adalah melakukan penyelidikan atau pemeriksaan secara detail tentang permasalahan-permasalahan apa saja yang terjadi dalam organisasi tersebut, misalnya mengadakan identifikasi masalah kasus yang sedang terjadi dalam organisasi tersebut setiap seminggu sekali, langkah tersebut bertujuan agar dalam organisasi tersebut tahu bagaimana menyelesaikan masalah apa saja yang terjadi dalam organisasi tersebut.
· Menetapkan Perubahan
Maksudnya adalah menetapkan suatu perubahan yang baru atau bisa dikatakan sebuah sistem baru dalam organisasi tersebut,misalkan terjadi suatu perubahan sistem dalam organisasi tersebut dari sistem yang lama dengan sistem yang baru dan apabila dilihat dari kinerjanya sistem baru tersebut memang bagus dan berkembang dari sistem yang lama, maka perubahan sistem tersebut harus ditetapkan dan meninggalkan sistem yang lama.
· Menentukan Strategi
Maksudnya adalah sebelum melangkah dan memutuskan pilihan dalam suatu organisasi tersebut, harus ditentukan dulu matang-matang atau difikirkan terlebih dahulu kira-kira strategi apa yang dapat memajukan sebuah organisasi tersebut.
· Melakukan Evaluasi
Maksudnya adalah melakukan suatu perubahan-perubahan sikap dalam organisasi tersebut, misalnya kita cari dulu apa yang salah dalam organisasi tersebut dan solusi apa yang dapat menyelesaikan masalah tersebut lalu kita benarkan kesalahan-kesalahan tersebut dan tidak akan mengulanginya lagi, itulah yang disebut mengevaluasi atau bisa dikatakan melakukan sebuah perubahan atau perbaikan dalam organisasi tersebut, dengan sering.
kita mengevaluasi dalam organisasi tersebut, maka organisasi tersebut menjadi bersikap hati-hati dan teliti dalam setiap bertindak melakukan sesuatu yang berdampak langsung dalam organisasi tersebut.
kita mengevaluasi dalam organisasi tersebut, maka organisasi tersebut menjadi bersikap hati-hati dan teliti dalam setiap bertindak melakukan sesuatu yang berdampak langsung dalam organisasi tersebut.
Ciri Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
6. Berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
7. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Metode Pengembangan Organisasi
• Metode penngembangan perilaku
• Metode pengembangan ketrampilan dan sikap
Pengembangan Organisasi merupakan: Suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan. Salah satu teknik pengembangan Organisasi adalah Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial. R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai kombinasi perhatian terhadap produk dan orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan dari program Grid OD yaitu:
1. Latihan
2. Pengembangan tim
3. Pengembangan antar kelompok
4. Penetapan tujuan organisasi
5. Pencapaian tujuan
6. Stabilitas
French dan Bell menemukakan bahwa ”Pengembangan organisasi telah muncul dari ilmu pengetahuan keperilakuan terapan dan psikologi sosial dan dari usaha-usaha yang berurutan untuk menerapkan latihan laboratorium dan survei umpan balik ke dalam berbagai sistem total”.
Kepemimpinan
Pengertian
Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Tipe-tipe Kepemimpinan
1. Otokratis
Yaitu seorang pemimpin yang otokratis adalah seorang pemimpin yang:
• Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
• Mengidentikan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
• Menganggap bawahan sebagai alat semata- mata
• Tidak mau menerima kritik, saran, dan pendapat
• Terlalu bergantung kepada kekuasaan formalnya
• Dalam tindakan penggerakannya sering mempergunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum)
2. Militeristis
Yaitu seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang pemimpin yang memiliki sifat- sifat:
• Sering mempergunakan sistem perintah dalam menggerakkan bawahannya
• Senang bergantung pada pangkat dan jabatan dalam menggerakkan bawahannya
• Senang kepada formalitas yang berlebih- lebihan
• Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahan
• Sukar menerima kritikkan dari bawahan
• Menggemari upacara- upacara untuk berbagai acara dan keadaan
3. Paternalistis
Yaitu seorang pemimpin yang:
• Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa
• Bersikap terlalu melindungi
• Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dan inisiatif
• Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasinya.
• Sering bersikap maha tahu
4. Kharismatis
Hingga kini para pakar belum berhasil menemukan sebab- sebab mengapa seorang pemimpin memiliki kharisma, yang diketahui adalah bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya sangat besar. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab musabab seorang menjadi pemimpin yang kharismatis, maka sering dikatakan bahwa pemimpin yang demikian diberkahi dengan kekuatan gaib (supernatural powers).
5. Laissez Faire
Yaitu seorang yang bersifat:
• Dalam memimpin organisasi biasanya mempunyai sikap yang permisif, dalam arti bahwa para anggota organisasi boleh saja bertindak sesuai dengan keyakinan dan hati nurani, asal kepentingan bersama tetap terjaga dan tujuan organisai tetap tercapai.
• Organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang- orang yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran yang dicapai, dan tugas yang harus dilaksanakan oleh masing- masing anggota.
• Seorang pemimpin yang tidak terlalu sering melakukan intervensi dalam kehidupan organisasional.
• Seorang pemimpin yang memiliki peranan pasif dan membiarkan organisasi berjalan dengan sendirinya
6. Demokratis
Yaitu tipe yang bersifat:
• Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia adalah makhluk termulia di dunia
• Selalu berusaha mensinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari para bawahannya
• Senang menerima saran, pendapat bahkan kritik dari bawahannya
• Selalu berusaha untuk menjadikan bawahannya lebih sukses dari padanya.
• Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dan kerja tim dalam usaha mencapai tujuan
• Berusaha mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin
• Para bawahannya dilibatkan secara aktif dalam menentukan nasib sendiri melalui peran sertanya dalam proses pengambilan keputusan.
Teori
1. Sifat
Teori ini bertolak dari dasar pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki pemimpin itu. Atas dasar pemikiran tersebut timbul anggapan bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang berhasil, sangat ditentukan oleh kemampuan pribadi pemimpin. Dan kemampuan pribadi yang dimaksud adalah kualitas seseorang dengan berbagai sifat, perangai atau ciri-ciri di dalamnya. Ciri-ciri ideal yang perlu dimiliki pemimpin menurut Sondang P Siagian (1994:75-76) adalah:
- pengetahuan umum yang luas, daya ingat yang kuat, rasionalitas, obyektivitas, pragmatisme, fleksibilitas, adaptabilitas, orientasi masa depan;
- sifat inkuisitif, rasa tepat waktu, rasa kohesi yang tinggi, naluri relevansi, keteladanan, ketegasan, keberanian, sikap yang antisipatif, kesediaan menjadi pendengar yang baik, kapasitas integratif;
- kemampuan untuk bertumbuh dan berkembang, analitik, menentukan skala prioritas, membedakan yang urgen dan yang penting, keterampilan mendidik, dan berkomunikasi secara efektif.
Walaupun teori sifat memiliki berbagai kelemahan (antara lain : terlalu bersifat deskriptif, tidak selalu ada relevansi antara sifat yang dianggap unggul dengan efektivitas kepemimpinan) dan dianggap sebagai teori yang sudah kuno, namun apabila kita renungkan nilai-nilai moral dan akhlak yang terkandung didalamnya mengenai berbagai rumusan sifat, ciri atau perangai pemimpin; justru sangat diperlukan oleh kepemimpinan yang menerapkan prinsip keteladanan.
2. Perilaku
Dasar pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan. Dalam hal ini, pemimpin mempunyai deskripsi perilaku:
a. konsiderasi dan struktur inisiasi
Perilaku seorang pemimpin yang cenderung mementingkan bawahan memiliki ciri ramah tamah,mau berkonsultasi, mendukung, membela, mendengarkan, menerima usul dan memikirkan kesejahteraan bawahan serta memperlakukannya setingkat dirinya. Di samping itu terdapat pula kecenderungan perilaku pemimpin yang lebih mementingkan tugas organisasi.
b. berorientasi kepada bawahan dan produksi
perilaku pemimpin yang berorientasi kepada bawahan ditandai oleh penekanan pada hubungan atasan-bawahan, perhatian pribadi pemimpin pada pemuasan kebutuhan bawahan serta menerima perbedaan kepribadian, kemampuan dan perilaku bawahan. Sedangkan perilaku pemimpin yang berorientasi pada produksi memiliki kecenderungan penekanan pada segi teknis pekerjaan, pengutamaan penyelenggaraan dan penyelesaian tugas serta pencapaian tujuan.
Pada sisi lain, perilaku pemimpin menurut model leadership continuum pada dasarnya ada dua yaitu berorientasi kepada pemimpin dan bawahan. Sedangkan berdasarkan model grafik kepemimpinan, perilaku setiap pemimpin dapat diukur melalui dua dimensi yaitu perhatiannya terhadap hasil/tugas dan terhadap bawahan/hubungan kerja.
Kecenderungan perilaku pemimpin pada hakikatnya tidak dapat dilepaskan dari masalah fungsi dan gaya kepemimpinan (JAF.Stoner, 1978:442-443)
3. Situasional
Keberhasilan seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu dan ruang. Faktor situasional yang berpengaruh terhadap gaya kepemimpinan tertentu menurut Sondang P. Siagian (1994:129) adalah
- Jenis pekerjaan dan kompleksitas tugas;
- Bentuk dan sifat teknologi yang digunakan;
- Persepsi, sikap dan gaya kepemimpinan;
- Norma yang dianut kelompok;
- Rentang kendali;
- Ancaman dari luar organisasi;
- Tingkat stress;
- Iklim yang terdapat dalam organisasi.
Kasus Komunikasi
Drs.Hartoyo telah menjadi manajer tingkat menengah dalam departemen produksi suatu perusahaan kurang lebih 6 bulan.Hartoyo bekerja pada perusahaan setelah dia pensiun dari tentara. Semangat departemennya rendah sejak dia bergabung dalam perusahaan.
Beberapa dari karyawan menunjukan sikap tidak puas dan agresif.
Pada jam makan siang, hartoyo bertanya kepada drs.abdul hakim, ak manajer departemen keuangan, apakah dia mengetahui tentang semangat kerja yang rendah dalam departemen produksi. Abdul hakim menjawab bahwa dia telah mendengar secara informal melalui komunikasi ‘grapevine’ bahwa para karyawan hartoyo merasa tidak senang dengan pengambilan semua keputusan yang dia buat sendiri olehnya. Dia (Hartoyo) menyatakan“…dalam tentara, saya membuat keputusan untuk bagian saya, dan semua bawahan mengharapkan saya untuk berbuat seperti itu.”
Pertanyaan
- Gaya kepemimpinan macam apa yang digunakan oleh hartoyo? Bagaimana keuntungan dan kelemahannya?Bandingkan motivasi bawahan hartoyo sekarang dan dulu sewaktu ditentara.
- Konsekuensinya apa bila hartoyo tidak dapat merubah gaya kepemimpinannya?
Apa saran anda bagi perusahaan untuk merubah keadaan?
Jawab
- Menurut pendapat saya : tipe kepemimpinan yang ada di kasus komunikasi adalahbertipe militer karena atasan dalam militer harus membuat keputusan sendiri.
Kelemahannya : Banyak dari bawahan tidak suka dengan cara pengambilan keputusan tersebut, karena mereka karyawan bukan tentara.
Kelebihannya : Menerapkan sistem disiplin.
- Saya tidak setuju tentang penerapan kedisiplinan tinggi kepada bawahan secara militer. Dalam suatu oraganisasi kita dituntut bekerja sama, maka dari itu dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pemimpin harus juga menerima kritikan atau saran dari bawahannya.
Referensi
